Pepatah Arab kuno mengatakan:”carilah ilmu
sampai ke negeri Cina”. Layaklah cina menyandang pepatah ini karena
memang Cina melambangkan simbol kekayaan dunia akan ilmu pengetahuan
yang diwariskan turun temurun. Namun khusus mengenai efisiensi biaya
(cost reduction), kita harus belajar ke negeri Jepang. Bahkan negara
negara Eropa dan Amerika sekalipun mau tidak malu harus berguru kepada
negeri sakura ini. Setelah perang dunia kedua usai sebagai pihak yang
kalah perang namun tidak mau dianggap kalah, Jepang tumbuh pesat dengan
revoulusi industrinya yang didahului proses kebijakan pintu terbuka
yang telah diterapkan sebelumnya membuat Jepang cepat menyerap
kemajuan.
Pada tahun 1950-an dunia bisnis
internasional dikejutkan dengan munculnya Jepang sebagai negara
industri maju melalui sistem perdagangan internasional mereka yang
terus melonjak. Terlebih dari sektor manufactur mobil mereka, ketika
Toyota mulai merambah pasar Eropa dan Amerika yang menggusur dominasi
negara barat. Setelah memperkenalkan konsep Just in Time, Total Quality
Control, Zero Defect & Activyty Based Costing yang membuat mata
dunia terpelongo kepada Jepang, sekarang Jepang memperkenalkan konsep
Kaizen Costing yang menyindir Amerika Serikat dengan konsep standard
costing-nya.
Kaizen dalam bahasa Jepangnya berarti
change for the better. Konsep ini lebih jauh diartikan sebagai
perbaikan terus menerus melalui perubahan hal-hal kecil. Dalam
perusahaan dapat diwujudkan dengan membuat suasana kerja lebih efektif
dan efisien dengan menciptakan atmosphire team, perbaikan prosedure
setiap harinya, memberikan keyakinan kepada karyawan akan kepuasan
kerja dan membuat pekerjaan lebih menyenangkan. Kata “zen” dalam Kaizen
berarti belajar dengan melakukan (learn by doing) sebagai dampak dari
proses yang sedang berlangsung. Philosopy kaizen meliputi membuat
perubahan dan memonitor hasil, kemudian menyesuaikan hasil yang diraih
tersebut dengan perencanaan sebelumnya melalui experiment kecil. Dan
jika berhasil, hasil tersebut kemudian diterapkan. Jika setiap harinya
setiap karyawan melakukan ekperiment kecil dan berhasil, betapa
banyaknya perbaikan yang diperoleh perusahaan.
Beberapa tujuan dari kaizen ini
diantaranya adalah mengurangi waste dalam proses bisnis, quality
control yang akurat, Just in Time Delivery, standardisasi pekerjaan,
dan menggunakan peralatan yang efisien. Kaizen hanya bisa dijalankan
dalam 3 prinsip: (1) concern pada proses dan hasil (tidak pada hasil
saja), (2) Berpikir systematis seperti berpikir global, tidak
semata-mata terkatub pada pandangan yang sempit saja, dan (3) tidak
menuduh atau menyalahkan, karena tuduhan hanya dapat menyebabakan waste
saja.. Agar Philosopy kaizen ini dapat berjalan dengan baik sebaikanya
diterapkan pada seluruh level organisasi, mulai dari CEO sampai kepada
karyawan terendah. Philosopi inilah yang membuat Jepang menjadi besar
sekarang ini, dan tidak dipungkiri bahwa Indonesiapun bisa
menerapkannya.
Iklim bisnis yang semakin turbulen
sekarang ini menghadapakan setiap business player pada suatu kompetisi
yang sangat ketat, baik kompetisi pemasaran, produk, distribusi, dan
harga. Seperti halnya bisnis telekomunikasi yang sepertinya telah
berada dalam zona frontal war. Setiap operator menawarkan harga dan
strategi pemasaran dengan berbagai macam cara. Bahkan sampai membuat
customer bingung dengan segala cara-cara marketing tersebut. Ketika
semua strategi tersebut telah dijalankan dan tidak memberikan hasil
maksimal, perusahaan pasti akan berpikir bagaimana agar produk atau
jasa lebih digemari oleh customer. Pada budaya indonesia yang konsumtif
ini masyarakat masih lebih mengedepankan faktor harga, untuk itu
perusahaanpun berpikir untuk memberikan harga kompetitif tanpa merubah
atau malah meningkatkan kualitas produk. Caranya adalah dengan cost
effectiveness melalui pengurangan biaya (cost reduction). Cost
reduction inilah yang dalam bahasa jepangnya disebut dengan kaizen
costing.
Kaizen costing berfungsi sebagai system
control budget. Berbeda dengan standard costing yang hanya menganilis
variance antara standard cost dengan actual cost per masing-masing
periode/divisi, pada kaizen costing lebih mengarah pada analisis
seberapa besar biaya aktual terakhir yang harus dikurangkan agar
mencapai target laba periode yang akan datang.
Tampaknya philosophy kaizen costing
inilah yang sedang diterapkan di perusahaan kita sekarang ini. Kita
dapat melihat bentuk efisiensi biaya sangat nyata dalam prakteknya baik
dari sisi marketing, SDM, dan lain sebaginya. Pada awalnya perusahaan
menganalisis performance budget periode yang lalu, dari situ kemudian
dapat dilihat item budget apa saja yang dapat dikurangkan untuk
mencapai target laba/revenue tahun depan.
Kelihaian setiap personnel perusahaan
dalam menerapakan sistem kaizen ini dapat menjadi suatu seni
tersendiri. Setiap personel (mulai dari level CEO sampai karyawan
terbawah) dapat memodifikasi efisiensi biaya dengan caranya sendiri.
Lebih jauh lagi tentunya hal ini dapat dijadikan manajemen sebagai
tools tersendiri untuk penilaian kinerja karyawan/divisi.
Secara matematis sederhana untuk
meningkatkan laba dapat dilakukan dengan meningkatkan pendapatan atau
mengurangi biaya. Aplikasi kaizen costing ini dimulai dari rencana
peningkatan target sales. Peningkatan target sales ini tentu sangat
diharapkan untuk mencapai profit contributin yang telah direncanakan
sebelumnya. Peningkatan penjualan dapat dilakukan dengan dua cara (1)
menaikkan harga jual dan (2) menaikkan volume penjualan. Tampaknya
pilihan pertama sangat tidak disukai oleh calon pelanggan, apalagi
dalam iklim kompetisi perusahaan telekomunikasi sekarang ini yang lebih
sensitif pada harga. Jika perusahaan memilih untuk meningkatkan volume
penjualan pasti variable cost juga akan berpengaruh. Disinilah perlu
kecermatan manajemen dalam mengolah pengaruh ini.
Karena perusahaan kemungkinan besar akan
memilih pilihan kedua ini, maka perusahaan harus lebih fokus pada
variable cost. Inilah yang manjadi perhatian utama kaizen costing,
yaitu bagaimana mengurangi variable cost seperti biaya tenaga kerja
langsung. Jadi wajar saja jika di perusahaan kita terjadi efisiensi
biaya tenaga kerja seperti outsouirching approach, memperketat jam
lembur, pengurangan biaya penginapan karyawan, dan lain-lain.
Secara sederhana pasti kita akan berpikir
dapat merugikan pihak yang mengalami efiseinsi dalam hal ini karyawan
dari sebelah pihak, namun kita harus memandang efisiensi biaya ini
dalam bingkai continue improvement, karena efisiensi biaya pasti telah
teruji sebelumnya dengan mekanisme standart cost (actual cost periode
sebelumnya). Tidaklah mungkin perusahaan menurunkan biaya variabel
begitu saja, pengurangan dilakukan hanya pada biaya yang sebenarnya
tidak perlu terjadi.
Target Kaizen Costing = Biaya aktual tahun lalu x target rasio pengurang biaya
Dalam menyusun budget, perusahaan
terlebih dahulu menentukan seberapa besar persentase efisiensi biaya
tahun ini dibanding dengan periode lalu. Persentase inilah yang kita
sebut dengan rasio pengurangan biaya. Ketika budget telah berjalan –
seperti yang dijelaskan diatas, kaizen berfungsi sebagai kontrol,
bentuknya dapat berupa seberapa besar toleransi rasio pengurangan biaya
yang dapat diterima. Jika aplikasinya telah berjalan dengan baik, dan
setiap karyawan telah mengerti philosophi kaizen ini kita dapat melihat
seberapa besar dampaknya dalam penilaian kinerja divisi.
Kesuksesan Jepang dalam menerapkan kaizen
costing memang layak diacungkan jempol, terlebih ketika produk jepang
seperti Toyota & Daihatsu telah bersaing menyingkirkan dominasi
Amerika di pasaran dunia. Jepang menerapkan Kaizen ini semenjak dalam
fase perencanaan dan pengembangan produk, sehingga sukses dalam fase –
fase berikut. Namun Jepang berhasil menerapkan sistem ini setelah
sekian lama proses produksi berlangsung. Belajar dari pergerakan biaya
setiap tahunnya sehingga Jepang dapat menyimpulkan bahwa mereka bisa
melakukan sesuatu dari pergerakan biaya tersebut.
Namun jika suatu perusahaan baru pertama
sekali berdiri. Konsep kaizen ini mustahil bisa diterapkan, karena
tidak ada acuan biaya yang bisa dijadikan standar pengurangan biaya.
Maka sangat tepatlah Perusahaan kita mulai concern pada konsep kaizen
ini.
Sepeti dijelaskan diatas bahwa kaizen
diimplementasikan diluar biaya standar, keunggulan kaizen costing
terletak pada kedekatannya dengan proses perencanaan laba keseluruhan
perusahaan, sudah pasti juga dekat dengan keseluruhan proses
penganggaran sehingga dapat memantau kemajuan program untuk tujuan
jangka panjang. Hasil dari monitoring ini dapat dijadikan suatu sistem
tersendiri dari pengendalian biaya. (harry andrian simbolon)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar