Strategy Cost Reduction untuk Hadapi Persaingan Bisnis

 

Dimasa krisis ekonomi global ini para puncak pimpinan dan pemegang kebijakan di semua perusahaan harus berpikir keras untuk mencari strategy supaya profit perusahaan tidak menurun karena tingkat penjualan menurun yang diakibatkan merosotnya permintaan pasar. Profit sebagai fungsi dari jumlah sales dikurangi operational cost, dapat meningkat dengan dua cara, pertama adalah dengan meningkatkan jumlah sales, sedangkan yang kedua adalah dengan menurunkan operational cost. Operational cost sendiri merupakan fungsi dari semua spending cost seperti cost bahan baku, manpower cost, overhead cost, utility cost, space rent cost, dan sebagainya.

Pada kondisi sekarang, dimana rata-rata angka penjualan mulai menurun, maka strategi cost reduction untuk operational cost menjadi sebuah langkah yang wajib dilakukan untuk menyelamatkan perusahaan dan meningkatkan profit perusahaan. Para manager sebagai pengendali cost di masing-masing department bekerja sama dengan senior manager untuk membuat kerangka kerja menurunkan cost secara terus-menerus. Dengan pendekatan seperti ini, senior manager akan mempublikasikan bahwa program cost reduction secara terus-menerus ini sebagai program utama, bukan hanya sekedar elemen penambah dari business process operation. Lebih lanjut, program cost reduction ini ditargetkan menjadi sebuah core competency dari perusahaan tersebut dibandingkan perusahaan competitor lainnya.

Program cost reduction ini akan berjalan dengan lancar jika senior manager bekerjasama dengan semua manager department menjadikan program ini sebagai budaya perusahaan dengan terus-menerus mengkampanyekan program mulai dari para manager sampai awareness di semua level karyawan. Dengan perubahan budaya perusahaan untuk melakukan cost reduction secara terus-menerus, maka akan sangat penting menanamkan arti dari pentingnya cost reduction ini bagi semua karyawan, membuat mereka paham apa yang akan terjadi jika program ini tidak dilakukan, dan bagaimana karyawan bisa membantu program ini supaya berhasil. Hal ini karena cost reduction adalah suatu program perubahan dan perubahaan membutuhkan dukungan penuh dari semua karyawan untuk memahami arti pentingnya perubahan untuk mencapai perbaikan. Secara data statistic, perusahaan yang berhasil menerapkan perubahan budaya cost reduction akan mendapat kenaikan profit sebesar 50% dari profit tahunan dari program cost reduction secara terus-menerus. Sebuah angka yang layak diperjuangkan dengan kerja keras dan kerjasama semua karyawan.

Situasi krisis ekonomi global ini justru bisa menjadi pemicu positive untuk menerapkan budaya cost reduction. Karena para pemimpin perusahaan langsung merasakan adanya burning platform yaitu pentingnya arti program ini untuk kelangsungan perusahaan. Dan saat dikomunikasikan ke karyawan, mereka juga langsung memahami apa yang terjadi jika program ini tidak segera dijalankan. Situasi krisis seperti inilah sebagai saat yang tepat untuk merubah mindset seseorang untuk dari yang sebelumnya kurang disiplin dalam mengendalikan cost dan sekarang justru berubah menjadikan cost reduction sebagai budaya dari perusahaan tersebut.

Secara data statistic, hal yang paling sering dan yang paling pertama di lakukan oleh perusahaan untuk menerapkan program cost reduction adalah dengan:

Menghilangkan waste (semua hal yang tidak memberi nilai tambah)
Mengimplementasikan best practice (hal yang sudah terbukti efektif)

Menghilangkan waste dan mengimplementasikan best practice adalah dua hal yang paling mudah untuk diterapkan oleh perusahaan dan membutuhkan perubahan yang tidak membutuhkan teknologi tinggi. Dua hal ini dapat dicapai dengan cepat dan keuntungan bisa langsung diperoleh dalam hitungan bulan.

Setelah top management mensupport program untuk cost reduction terus-menerus dengan cara menghilangkan waste dan mengimplementasikan best practice, yang perlu terus-menerus dikomunikasikan oleh para manager adalah situasi darurat akan pentingnya cost reduction dan arahan dari program cost reduction ini untuk memacu pertumbuhan perusahaan. Dan yang harus dilakukan oleh para manajer ini adalah membekali karyawan mereka dengan sebuah metode perbaikan untuk cost reduction terus-menerus. Jangan sampai mindset cost reduction yang sudah tertanam tidak bisa dijalankan hanya karena mereka tidak tahu metode dan alat bantu apa yang diperlukan untuk melaksanakan program tersebut.

Sekarang ini perusahaan-perusahaan besar telah banyak mengadopsi Lean Six Sigma sebagai metoda untuk cost reduction terus-menerus. Sudah tidak terhitung begitu banyaknya perusahaan-perusahaan yang merasakan “buah manis” dari penerapan Lean Six Sigma untuk menjalankan program cost reduction. Lean Six Sigma adalah suatu metode improvement yang menggunakan banyak sekali alat bantu seperti Design of Experiment, Waste identification, Value Stream Mapping, Uji hipotesa, Four step rapid setup, Heijunka, Statistical Process Control, Mistake proofing, Root cause analysis, dan alat bantu powerful lain yang tak terhitung jumlahnya.

Metode improvement Lean Six Sigma sudah terbukti berhasil di berbagai macam tipe industry seperti manufacture, telekomunikasi, banking, hotel, mining, oil and gas, electronics, packaging, semiconductors, moulding, dan lain sebagainya. Perusahaan-perusahaan ternama seperti General Electrics, Motorolla, Toyota, Dell, American Express, dan lainnya sebagai metode improvement dalam menerapkan budaya cost reduction di perusahaan mereka dan terbukti sukses.

Lean Six Sigma sendiri merupakan gabungan dari dua metode improvement yang sangat luar biasa yaitu Lean Enterprise dan Six Sigma Methodology. Lean Enterprise di adopsi dari Toyota Production System yang terbukti berhasil meningkatkan profitnya melebihi perusahaan-perusahaan otomotive yang sebelumnya lebih besar seperti General Motors dan Ford. Metoda Lean Enterprise berhasil membawa Toyota menjadi perusahaan otomotive nomor satu di dunia dalam hal tingkat penjualan otomotive dan jumlah profit. Sedangkan metode Six Sigma yang pertama kali dikenalkan oleh Motorolla, mencapai sukses terbesarnya saat di implementasikan oleh GE di tangan CEO terbaik abad ini yaitu Jack Welch yang berhasil meningkatkan nilai market GE dari $14billion menjadi $410billion dan menjadikan GE sebagai salah satu perusahaan terbesar di dunia.

Lean Six Sigma menggunakan methodology DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) dalam melakukan improvement. Metode ini menjamin bahwa target cost reduction sudah di identifikasi sejak awal project dan di ketahui oleh pihak sponsor dari manajemen sehingga project Lean Six Sigma akan mendapat dukungan penuh dari top manajemen untuk menjamin keberhasilan project selesai tepat waktu dan mendapatkan cost reduction sesuai target.

Secara umum, deployment (implementasi) dari Lean Six Sigma di sebuah perusahaan dimulai dengan studi awal untuk mengidentifikasi Voice of Customer (Suara Pelanggan) dan merubahnya menjadi Critical to Quality (CTQ). CTQ adalah semua karakteristik kualitas yang diinginkan oleh pelanggan dan bisa dikuantifikasi (menjadi spesifikasi). Tahap kedua adalah menentukan project apa saja yang akan di eksekusi dan memilih calon Green Belt sebagai pelaksana project. Tahap berikutnya adalah meningkatkan awareness di pihak sponsor dan champion untuk memahami pentingnya business process improvement dan memastikan bahwa top manajemen akan mendukung sepenuhnya program ini dengan mengalokasikan resources yang dibutuhkan untuk menjalankan project dan memberi reward untuk team yang berhasil menyelesaikan project dan menghasilkan cost reduction. Tahap keempat adalah pembekalan pelaksana project dengan training Lean Six Sigma, disini para peserta di persenjatai dengan tools-tools (alat bantu) improvement untuk mengerjakan project, sehingga saat mereka mengeksekusi project bisa berjalan lancar dan berhasil.

Selama project dijalankan, monitoring dilakukan champion dan sponsor saat gate review DMAIC. Tujuannya untuk memastikan project berjalan lancar sesuai schedule, dan mengatasi hambatan-hambatan saat melaksanakan project. Jika project sudah selesai, maka pihak sponsor akan melihat hasil secara financial dari project tersebut, menduplikasikan best practice dari project tersebut ke area lainnya, memberi reward kepada team pelaksana project, dan mengidentifikasi project berikutnya. Tracking system perlu dibuat untuk memastikan berapa jumlah uang yang berhasil diperoleh dengan project improvement tersebut dan bisa dihitung nilai keseluruhan selama satu tahun. Hal ini akan menjadi program berkelanjutan, sehingga dari tahun ke tahun besar cost reduction akan terakumulasi menjadi nilai yang luar biasa besar.

Hal inilah kunci sukses dari program cost reduction terus-menerus yang bisa diadopsi suatu perusahaan sebagai budaya, sehingga pada akhirnya akan meningkatkan profit perusahaan dan menjaga kelangsungan business perusahaan sehingga dari waktu ke waktu perusahaan tersebut akan semakin efektif dan effisien. Para pemimpin perusahaan akan menyadari betapa besar value creation yang didapatkan dari project dari tahun ke tahun. Dampaknya bukan hanya dirasakan pihak perusahaan tetapi juga ada system reward yang akan menjadi pemacu bagi pihak karyawan untuk menyelesaikan project. Bagaimana dengan perusahaan anda?
(Riyantono)