Apa itu HORENSO ??

HORENSO adalah suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari tiga kata, yaitu HOUKOKU, RENRAKU dan SOUDAN. Dalam bahasa Inggris, kata-kata tersebut diterjemahkan menjadi Report, Contact/Information, dan Consult. Jadi dalam bahasa Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.

Horenso diciptakan dan dipergunakan pertama kali di lingkungan pabrik-pabrik di Jepang. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja di mana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intens. Sampai saat ini hampir seluruh pabrik Jepang masih menerapkan prinsip tsb, termasuk di Indonesia.

Latar belakang adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum Heinrich, di dalam satu kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29 kecelakaan kecil yang terjadi atau mengikuti. Dan di belakang itu ada 300 sesuatu yang menyebabkan atau turut menyumbang terjadinya kecelakaan. Sesuatu itu biasanya adalah human error atau kesalahan manusia. Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak mengerti atau salah mengerti. Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola komunikasi yang intensif, sehingga lahirlah Horenso.

Pada prakteknya Houkoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau tugas yang diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Houkoku, yaitu fakta, metode, dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. 

Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat kita melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, kita harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat, dan kepada bagian atau organisasi yang tepat. 

Budaya Jepang lebih mementingkan progress daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila kita diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan kita yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.

Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang kita tangani. Yah, lintas departemen, bahkan ke departemen yang kita pikir tidak ada hubungannya dengan kegiatan kita. Tapi itulah yang diharapkan para bos Jepang kita. Progress pekerjaan kita sebaiknya diinformasikan ke departemen lain. 

Siapa tahu ada yang bisa memberi ide tambahan agar hasilnya menjadi lebih baik. Jadi jangan heran apabila pekerjaan bagian akunting juga diminta diinformasikan ke bagian produksi misalnya. Ingat, bahwa orang Jepang sangat mengagungkan kehormatan diri. Angka bunuh diri di Jepang sebagai negara maju cukup besar. Kebanyakan disebabkan karena harga diri. 

Jadi suatu kesalahan fatal di suatu pabrik adalah kesalahan semua elemen yang ada di pabrik itu. Misalnya kesalahan produksi di mana seharusnya memproduksi produk A, tetapi menghasilkan produk B. Jangan heran bila tiba-tiba bagian personalia ikut kebagian getahnya. Disitulah fungsi dari Renraku, di mana kita diminta sering melakukan kontak dengan teman sejawat.

Soudan adalah konsultasi antara kita dengan atasan kita, terutama bila kita menemui masalah di dalam pekerjaan kita. Apapun kesalahan itu bahkan meskipun baru berpotensi salah, kita diminta untuk sering berkonsultasi. Seringkali teman-teman saya di pabrik Jepang mengatakan bahwa orang Jepang terlalu ”kecil”. Semua hal kecil mau tahu dan harus dilaporkan. Bukankah semestinya mereka, yang nota bene menduduki posisi atas, memikirkan hal-hal lain yang lebih luas jangkauannya? Tetapi itulah cara mereka untuk ”mendidik” bawahannya. 

Mereka ingin tahu semua yang kita lakukan. Saya pernah punya bos Jepang yang meminta saya menuliskan rencana kerja setiap jam. Bayangkan, betapa pusingnya saya. Waktu yang seharusnya bisa dipakai bekerja dan menghasilkan sesuatu, malah habis untuk memikirkan rencana kerja.

Ada hal penting dalam melakukan Soudan, di mana sebelum kita maju ke atasan, kita diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Soudan lebih ke arah diskusi ide dasar kita untuk kemudian ”diperbagus” oleh atasan sebelum dilaksanakan (baca: sebelum nasi menjadi bubur). Jangan pernah mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan kita, karena itu bukan budaya mereka. 

Teman-teman saya di pabrik Jepang sering mengeluh bahwa atasannya payah, tidak punya ide, dan setiap ditanya selalu membalikkan lagi pada kita. Mungkin dengan mengerti prinsip Soudan, teman-teman saya jadi lebih mengerti apa yang harus dilakukan. Di akhir setiap konsultasi kita, jangan lupa untuk mengkonfirmasi ulang ide kita dan ide atasan, sekedar merangkum apa yang harus kita lakukan berikutnya.

Itulah prinsip HORENSO yang dijalankan di pabrik-pabrik Jepang dan seringkali tidak mulus karena perbedaan budaya yang tidak mudah. Berikut ini penyebab-penyebab mengapa Horenso tidak berjalan mulus:

• difference of understanding
• difficult of timing
• “I don’t want to be scolded.”
• “I don’t want to be interrupted!”

Semuanya kembali kepada kita. Suka atau tidak suka itulah prinsip yang sudah tertanam di bos-bos Jepang kita. Ada teman yang mengatakan bahwa untuk cepat sukses berkarir dalam perusahaan Jepang, kita harus bisa bahasa Jepang dan mengerti budaya mereka. Saya tidak meminta Anda belajar bahasa Jepang, tetapi seperti saya kutip dari kata-kata orang Jepang sendiri, bahwa Horenso adalah kunci sukses dalam berkarir. 

Bahkan ada suatu teori psikologi yang mengatakan bahwa hidden ability dalam seseorang bisa terungkap dengan terjalinnya komunikasi yang baik. Itu juga yang membuat orang Jepang berpikir bahwa tidak ada orang yang bodoh. Seperti kata Konosuke Matsushita bahwa orang itu seperti intan, semakin diasah akan semakin berharga. Jadi, siapkah kita dengan HORENSO ?