5 Cara Praktis Untuk Menyampaikan Pesan Yang Komunikatif

Tidak jarang para karyawan kesulitan menterjemahkan apa yang dikehendaki manajernya. Khususnya ketika sang manajer sedang menjelaskan, misalnya tentang kebijakan perusahaan yang baru, peraturan pekerjaan, metode pekerjaan, dsb. Kalau itu sering terjadi maka proses pekerjaan di tingkat unit akan terganggu hanya karena ketidakjelasan informasi yang disampaikan. Karena itu manajer hendaknya mampu membangun suasana komunikatif pada saat berbicara dengan memanfaatkan tip-tip berikut:

Merebut perhatian karyawan pada awal pembicaraan. Karena itu, kalimat pertama digunakan untuk mengawali pembicaraan menjadi sangat penting. Contoh: Jika berbicara tentang pentingnya pekerjaan maka sebaiknya manajer menggunakan kalimat pertama seperti “Peraturan pekerjaan yang baru telah menyebabkan kinerja perusahaan para pesaing meningkat”. Karena itu maka para karyawan hendaknya ……… dst.

Membuat struktur pembicaraan dengan efektif, mencakup pendahuluan, kerangka pembicaraan, dan penutup: Kerangka bicara disusun secara sistematis, logis, dan efektif dan dibuat dalam butir-butir pokok pembicaraan. Jika belum terbiasa berbicara dengan hanya menggunakan butir-butir, gunakan kertas-kertas kecil (segi empat) sebagai tempat menulis poin-poin yang dianggap penting untuk disampaikan secara lengkap. 

Potongan kertas ini akan mengurangi kesibukan membuka halaman kertas yang lebih besar, yang biasanya akan mengganggu konsentrasi pendengar dan juga pembicara sendiri. Jika tersedia sarana OHP (sudah sangat jarang digunakan) dapat menggunakan plastik transparansi untuk menuliskan pointers pembicaraan. Jangan semuanya, nanti terkesan seperti pindahan naskah bicara. Hal yang sama juga berlaku dalam penayangan power points melalui LCD.

Menggunakan rumus ENAM POIN, 45 MENIT. Artinya, rentang perhatian kebanyakan orang [pendengar] terbatas sekitar 45 menit dan hanya mampu menyerap 6 sampai 7 poin selama waktu itu. Jadi jangan mencoba meliput terlalu banyak poin dalam satu kali berbicara

Menggunakan HUMOR, ANEKDOT atau ILUSTRASI karena akan lebih mudah diingat. Lebih baik menggunakan humor, anekdot atau ilustrasi berdasarkan pengalaman sendiri atau jika terpaksa gunakan pengalaman orang lain atau buat ilustrasi hipotetis. Alasannya, jika anekdot atau ilustrasi ini diingat oleh pendengar maka mereka pun akan ingat pesan yang disampaikan.

Libatkan karyawan dalam mengajukan pertanyaan. Gunakan benda nyata yang dapat dianalisis oleh pendengar atau memberi kesempatan mereka untuk bertanya. Karena itu manajer handaknya menstimulus karyawan dengan suatu pertanyaan umum dan karyawan meresponnya. Misalnya apa pendapat karyawan tentang peraturan baru itu. Juga dapat berupa penyajian kasus kecil dan karyawan diminta meresponnya.

Komunikasi kata-kata dilakukan langsung lewat penyampaian kata-kata. Pendekatan ini dinilai cocok-manjur karena merupakan kombinasi perpaduan keunikan antara kepribadian dan ungkapan kata-kata. Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan seseorang di dalam mengkomunikasikan ide dan gagasan serta mempengaruhi orang lewat pembicaraan merupakan anugerah yang bersifat individual. 

Anggapan ini mungkin ada benarnya tapi tidak bersifat mutlak karena pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari dan ditingkatkan tarafnya dengan berlatih. Masalahnya adalah bagaimana cara berlatih yang tepat agar kemampuan berbicara para manajer secara efektif dapat ditumbuhkan.