Manajemen Waktu dan Fokus

Jack Alenzo

“Bahkan tanpa tujuan pun, waktu akan tetap berlalu” – tanpa nama

Berapa jam anda bekerja setiap hari ? Dalam berbagai sesi pelatihan yang saya pandu jawaban bisa bermacam-macam ? Ada yang menjawab standar 8 jam, ada pula yang menjawab 9 jam, bahkan tidak jarang yang menjawab 10 jam setiap hari minimal, katanya. Saya makin mencecar jawaban-jawaban tersebut, apakah 8, 9 atau 10 jam itu adalah memang adalah jumlah waktu yang benar-benar anda gunakan untuk bekerja, duduk di belakang komputer, atau mengoperasikan suatu mesin tertentu tergantung posisi dan tugas anda. Coba anda pikirkan kembali berapa waktu yang benar-benar anda pergunakan untuk “bekerja” yang sebenarnya.

Umumnya kemudian mereka menjawab “kalau yang dimaksud seperti itu memang ya ngga sampai seperti jumlah waktu yang saya sebutkan tadi pak !”, kata mereka. Belum lagi kenyataan ini bisa juga ditambah dengan waktu yang dipergunakan untuk membuka email-email yang tidak perlu atau milling list yang kita ikuti dan tidak ada relevansinya dengan pekerjaan kita. Di jam kantor dengan mempergunakan fasilitas kantor.



Jadi jumlah waktu kerja yang menurut kita semula adalah sekian jam namun ternyata jauh di bawah waktu tersebut. Kenyataan ini kemudian dapat diperparah lagi dengan apa yang kita sebut dengan bekerja tadi, apakah hanya yang sifatnya rutin, atau yang sifatnya mendesak. Jadi berapa banyak sebenarnya dari waktu waktu kerja produktip kita yang kita gunakan untuk melakukan hal yang penting dalam rangka mencapai goal terpenting organisasi kita ? Apakah 8, 9 atau 12 jam sekalipun akan berlalu begitu saja bahkan sekalipun kita atau tim kita tidak mempunyai Target kerja sekalipun. Masalah kerap kali muncul dari konflik 2 (dua) kekuatan yang ada:

• Pertama, dibutuhkan energi yang hebat untuk mengelola dan menjaga perputaran bisnis (sering disebut juga sebagai "Whirlwind" of the day to day atau Pusaran angin atas pekerjaan sehari hari).
• Kedua, dibutuhkan energi untuk mengarahkan goal demi mencapai perbaikan dalam kinerja.

Kita mungkin berfikir keduanya berbicara tentang hal yang sama, namun tidak demikian adanya. Pusaran angin ini adalah rutinitas pekerjaan yang kita lakukan setiap hari yang hanya untuk menjalankan segala sesuatu. Ini tentang membuat prioritas mana yang penting dan mana yang harus segera anda tindaklanjuti.

Sebuah perusahaan Fortune 50 menjelaskan " Tahukah Anda, apa yang membuat kami mengalami kesenjangan eksekusi ? Kami tidak berurusan dengan naga raksasa yang menyerang kami ke bawah, yang menghalangi kami memenuhi prioritas kami. Yang ada didekat kami itu (lalat). Tidak juga apa yang secara langusng dilakukan oleh kompetitor kami, tidak, bukan itu. Setiap hari, ada saja lalat dimata kami yang membuat kami tidak focus pada wildly important goal kami. Ternyata, ketika kami melihat kebelakang selama 6 bulan terakhir, ya ampun, kami belum melakukan hal-hal penting yang kami janjikan untuk dapat kami lakukan !".

• Coba lihat kebelakang selama 6 bulan terakhir, apakah anda sudah melakukan hal-hal yang penting dalam rangka mencapai tujuan anda, seberapa banyak hal penting tersebut sudah anda lakukan jika dibandingkan dengan hal-hal yang tidak penting dan tidak relevan, nyatakan dalam prosentase ?
• Apa yang membunuhnya ?
• Apakah strategi tidak ditindaklanjuti ?
• Atau orang-orang harus menelaah kembali apa yang selama ini mereka pikir sebagai "Pekerjaan yang sesungguhnya" ?

Jika jawabannya adalah "Ya", berarti Kita telah mengalami apa yang dikatakan kebanyakan organisasi alami yaitu menghilangnya goal-goal dan prioritas penting akibat terjebak di Pusaran Angin rutinitas pekerjaan kita.

Dibutuhkan disiplin tinggi dalam mengeksekusi sebuah perencanaan strategis guna mencapai goal dengan semangat tinggi. Namun itu bisa terjadi jika Anda dapat dan berani utuk memutuskan maka tugas dan aktivitas kunci yangharus anda lakukan untuk mencapai target terpenting organisasi anda, mana pekerjaan sehari-hari yang bisa anda atur di sela waktu-waktu anda mengeksekusi target terpenting tersebut.

Jika kita meneliti lebih lanjut perbedaan dari organisasi yang hebat dan yang bukan, ternyata persoalanya bukan pada jumlah waktu kerja yang mereka curahkan. Organisasi yang hebat tidak mengalokasi waktu yang lebih banyak meeting-meeting mereka, bahkan dalam pekerjaan-pekerjaan lainya. Namun mereka melakukan sesuatu yang berbeda. Mereka mengalokasi waktu mereka yang terbatas tersebut lebih banyak untuk merencanakan dan mengeksekusi hal-hal terpenting yang harus mereka lakukan dalam mencapai goal mereka, dan dipadu dengan aspek perencanaan yang tepat. Merencanakan dan mengeksekusi hal yang penting di saat belum mendesak, sehingga segala sesuatu menjadi berbeda hasilnya. Wallau salam bisawab...