Meeting Terus, Tapi gak Efektif

 

Mengadakan meeting memang sangat diperlukan untuk membahas berbagai hal, baik dalam urusan internal ataupun eksternal perusahaan. Tapi bagaimana bila tiap hari kerjanya meeting, meeting, dan meeting terus? Anda dan peserta rapat lainnya juga pasti akan sangat bosan dan pekerjaan utama malah jadi terbengkalai. Nah, ada baiknya Anda memperhatikan beberapa hal untuk melihat, apakah meeting memang perlu diadakan.

Tak hanya itu, di bawah ini juga ada beberapa unsur yang membuat peserta meeting Anda antusias. Pokoknya all about meeting deh.

1.       Pahami lagi apa yang akan dibahas
Sebelum benar–benar fix memutuskan apakah akan rapat atau tidak, ada baiknya Anda memahami ulang apa yang akan dibahas. Bila permasalahan tersebut tidak terlalu besar dan sekiranya masih bisa ditangani sendiri, kenapa harus mengadakan meeting. Itu hanya membuang–buang waktu.

2.       On Time
Bagaimana bisa Anda menunda rapat dengan alasan menunggu satu atau dua orang yang belum datang, itu membuang – buang waktu. Banyak peserta lain yang juga memiliki kesibukan. Ada baiknya Anda menerapkan sistem on time pada meeting yang akan diadakan.

Bila ada hal yang membuat beberapa peserta meeting datang agak telat, maka ada baiknya Anda tetap memulainya, namun biarkan mereka yang telat melihat catatan sebelumnya pada rekan di sebelahnya.

3.       Buat agenda yang jelas
Peserta meeting perlu alasan kenapa mereka harus hadir, apa yang akan dibahas, dan apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut. Anda juga perlu menyebarkan materi minimal sehari sebelum waktu pelaksanaan kepada para peserta rapat.

4.       Sediakan makanan
Mereka akan senang bila saat meeting berlangsung, ada sesuatu yang dapat mereka kunyah. Minuman juga perlu untuk mereka yang tersedak saat makan, serta mengatasi tenggorokan yang kering.

5.       Ubah suasana
Meeting tak harus berlangsung dengan serius, ada kalanya Anda mengubah suasana agar lebih rileks dan santai. Cari tempat yang menunjang suasana baru. Hadirnya suasana baru juga dinilai akan menambahkan kreativitas dan kesegaran peserta rapat.

6.       Pilih dengan cermat para peserta rapat
Anda tidak perlu mengundang semua orang untuk menghadiri rapat, itu hanya akan makan tempat, bahkan terkadang malah tidak efektif. Undang saja mereka yang sekiranya terlibat dalam pembahasan. Undang pula mereka yang sekiranya dapat memberikan kontribusi berupa ide yang cerdas.

Cerdas dalam mengadakan pertemuan juga merupakan skill yang diperlukan dalam menjadi pemimpin. Ini akan menjaga efektivitas kerja para karyawan. Beberapa hal lain yang perlu Anda ingat adalah, istirahat selama 5 – 10 menit dalam satu jam meeting akan membantu menyegarkan kondisi biologis tiap orang. Tak hanya itu, ice breaker juga dapat membantu mengurangi ketegangan saat meeting. Semoga bermanfaat.

Sumber: Ragan.com